NinoPedia.com – Istilah Corporate Secretary berasal dari bahasa latin, yaitu “secretum” yang artinya rahasia, dimana makna rahasia disini adalah orang yang memiliki fungsi cukup vital bagi sebuah perusahaan.
Secara umum, sebagian besar masyarakat menganggap bahwa sekretaris merupakan seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa, atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari pimpinannya mengenai kewajiban lainnya yang berhubungan untuk meningkatkan efektivitas pimpinannya.
Sekretaris perusahaan (Corporate Secretary) adalah orang perseorangan atau penanggung jawab dari unit kerja yang menjalankan fungsi sekretaris perusahaan, yang mempunyai tugas pokok untuk menjembatani komunikasi antara perseroan dan masyarakat serta menjaga keterbukaan informasi.
Sekretaris perusahaan juga bertanggung jawab dalam memastikan perseroan telah memenuhi prinsip-prinsip Good Corporate Governance (GCG) serta semua peraturan perundang-undangan yang berlaku saat ini. Sekretaris perusahaan menjalankan fungsi memastikan kepatuhan dan administrasi pengambilan keputusan di dalam perusahaan, serta melakukan fungsi komunikasi dalam rangka membangun aset tak berwujud seperti reputasi yang baik (goodwill) perusahaan.
Dalam perkembangannya, corporate secretary merupakan penghubung perusahaan dengan Otoritas Jasa Keuangan (OJK), investor, analis dan masyarakat, yang bertanggung jawab untuk memastikan kepatuhan perusahaan kepada peraturan-peraturan yang berlaku serta kepada prinsip tata kelola perusahan yang baik.
Corporate secretary akan berperan penting sebagai corong perusahaan atau sebagai spokesperson (juru bicara). Corporate secretary perlu mewaspadai setiap kejadian material yang dapat mempengaruhi harga saham di bursa. Selain itu, mereka perlu mewaspadai kondisi dan prospek perusahaan yang dapat mempengaruhi keputusan pemodal dalam melakukan investasi.
Selain itu, penyampaian peristiwa atau informasi material dan kejadian penting lainnya, seperti kontrak kerja sama atau pemutusan kontrak kerja sama yang material, informasi pembelian atau kerugian penjualan aktiva yang material, juga sangat ditunggu oleh publik.
4 (empat) fungsi utama Corporate Secretary yaitu
Fungsi Corporate Secretary Office of the Board
Memastikan ketersediaan informasi dalam pengambilan keputusan oleh dewan komisaris dan direksi. Pengambilan keputusan yang baik juga didukung oleh usaha sekretaris perusahaan memastikan kehadiran peserta rapat agar kuorum dapat tercapai sehingga keputusan yang dihasilkan legitimate (sah) dan kredibel.
Sekretaris perusahaan juga bertanggungjawab pada pendokumentasian hasil rapat yang akan menjadi salah satu bukti pendukung, apabila suatu ketika perusahaan menghadapi kondisi sulit akibat suatu kebijakan perusahaan ataupun untuk keperluan direksi atau dewan komisaris menghadapi tindakan hukum.
Fungsi Corporate Secretary Kepatuhan (compliance)
Kepatuhan perusahaan terhadap peraturan yang berlaku merupakan pondasi penting untuk menjamin implementasi Good Corporate Governance. Untuk itu, sekretaris perusahaan harus selalu memperbaharui informasi tentang peraturan atau regulasi yang harus dipatuhi oleh perusahaan berikut pengadministrasiannya.
Sekretaris perusahaan juga bertanggung jawab menyampaikan informasi tindakan perusahaan (corporate action) kepada regulator. Saat ini, pengawasan pasar modal berada di bawah kewenangan Otoritas Jasa Keuangan (OJK).
Dalam rangka menjalankan fungsi kepatuhan, sekretaris perusahaan perlu menjalankan fungsi hubungan pemerintah (government relations) yang bertujuan untuk menciptakan dan memelihara goodwill (kemauan baik) perusahaan di mata regulator. Fungsi hubungan dengan pemerintah (government relations) ini harus berada dalam koridor kepatutan dan etika bisnis.
Fungsi Corporate Secretary Hubungan Dengan Investor (investor relations)
Investor merupakan salah satu pemangku kepentingan (stakeholders) strategis yang dalam proses pengambilan keputusannya sangat dipengaruhi oleh kualitas dan ketepatan waktu (timeliness) dari informasi yang diterimanya.
Sekretaris perusahaan dapat membantu memastikan informasi material tersampaikan kepada investor pada waktu yang tepat. Informasi pada waktu yang tidak tepat dapat menguntungkan sebagian pihak secara tidak wajar.
Sekretaris perusahaan bertugas membangun komunikasi yang baik dengan komunitas pasar modal, khususnya para analis. Karena ulasan analis akan berpengaruh terhadap pengambilan keputusan investasi para investor.
Fungsi Komunikasi Perusahaan (corporate communications)
Sekretaris perusahaan membantu pelaksanaan program strategi komunikasi perusahaan. Interaksi yang baik antara perusahaan dengan para stakeholders akan memberi kontribusi bagi kinerja bisnis perusahaan. Di Indonesia, para sekteraris perusahaan tergabung dalam wadah yang bernama ICSA (Indonesia Corporate Secetary Association).
Kesimpulan:
Istilah sekretaris berasal dari bahasa latin yaitu “secretum” yang berarti rahasia, dimana arti rahasia disini adalah orang yang mempunyai fungsi vital bagi suatu perusahaan. Sekretaris perusahaan menjalankan fungsi memastikan kepatuhan dan pengambilan keputusan administratif dalam perusahaan, serta melakukan fungsi komunikasi dalam rangka membangun aset tidak berwujud seperti reputasi baik perusahaan.
Sekretaris perusahaan bertugas menjalin komunikasi yang baik dengan komunitas pasar modal, khususnya para analis. Interaksi yang baik antara perusahaan dengan para pemangku kepentingan akan memberikan kontribusi terhadap kinerja bisnis perusahaan.
Sekretaris perusahaan dapat membantu memastikan bahwa informasi material disampaikan kepada investor secara tepat waktu. Informasi pada waktu yang salah dapat menguntungkan beberapa pihak secara tidak adil.